№220411-02 от 11 апреля 2022 года
1.1. ООО «Триалог» в своих отношениях со всеми партнерами (далее Контрагентами) придерживается принципов независимости, открытости и взаимовыгодного сотрудничества и ожидает от контрагентов соблюдения и исполнения договорных обязательств в духе партнерства и уважения к задачам и приоритетам своего партнера. Особое внимание уделяется мероприятиям по противодействию коррупции, соблюдению норм делового поведения сотрудниками Компании.
1.2. Настоящий документ разработан в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных документов ООО «Триалог» и определяет:
— требования к пакету документов, необходимых для качественной проверки Контрагента на благонадежность;
— порядок проведения проверки Контрагента;
— ответственность подразделений Компании в рамках проявления должной осмотрительности.
1.3. Требования настоящего Регламента распространяются на всех работников, находящихся с Компанией в трудовых и гражданско-правовых отношениях, вне зависимости от занимаемой должности и выполняемых функций.
Выполнение проверки Контрагента включает в себя следующие основные этапы:
1. Проверка пакета документов (Приложение 1) Контрагента Службой безопасности (СБ) на предмет соответствия требованиям, необходимым для проведения качественной проверки. В случае, если пакет документов установленным требованиям не соответствует (отсутствует какой-либо из обязательных к предоставлению документов или не заверен Контрагентом в установленном порядке), работник СБ не приступая к следующему этапу возвращает Инициатору (ответственному по договору) на доработку с указанием причин отклонения в комментариях.
Инициатор (ответственный по договору) обязан доработать пакет документов в соответствии с замечаниями работника СБ.
Повторное инициирование проверки Контрагента без исправления замечаний работника СБ не допускается, является неисполнением возложенных на Инициатора (ответственного по договору) обязанностей и влечет дисциплинарную ответственность.
2. Проверка правоспособности Контрагента. На данном этапе работник СБ должен убедиться в подлинности документов и достоверности представленной информации, а также, способности Контрагента выполнить свои обязательства по договору на законных основаниях. Подлинность правоустанавливающих документов проверятся посредством сверки документов с информацией специализированных ресурсов.
3. Сбор дополнительной информации. При проведении проверки работник СБ обязан собрать по Контрагенту все доступные сведения посредством Интернет-ресурсов:
— установить присутствие контрагента в сети интернет (наличие собственного интернет-сайта, размещение информации о компании Контрагента по заявленным видам деятельности на специализированных интернет-площадках и т.д.);
— изучить внешнюю информацию о контрагенте (сайты партнеров и сайты отраслевых союзов и ассоциаций, членом которых Контрагент является, отзывы о деятельности Контрагента и т.д.).
Работник СБ имеет право:
— направить запрос в территориальный налоговый орган по месту учета Контрагента об исполнении им своих обязательств по уплате;
— провести личные беседы с партнерами Контрагента;
— назначить и провести личную встречу с руководителем Контрагента;
— применить другие методы сбора информации, доступные работнику СБ.
Инициатор (ответственный по договору) обязан оказывать максимально возможное содействие в получении необходимых документов и информации о Контрагенте, организации встречи с руководителем Контрагента по требованию работника СБ.
4. Согласование По результатам проверки в отношении контрагента принимается одно из решений:
— «СОГЛАСОВАНО» (в случае получения сведений о добросовестности Контрагента);
— «НЕ СОГЛАСОВАНО» (в случае отказа в заключении сделки при наличии информации, которая свидетельствует о высоком риске неисполнения обязательств);
— решение об изменении условий сделки для снижения рисков.
В случае принятия решения «НЕ СОГЛАСОВАНО» заключение договора с Контрагентом не допускается. Ответственность за возможные негативные последствия по запрещенной к заключению сделке в полной мере возлагается на Инициатора (ответственного по договору), руководителя Инициатора, а также работников других подразделений, в случае если они согласовали и/или подписали отклоненный СБ договор. Указанные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
В целях обеспечения должной осмотрительности и своевременного реагирования на возникающие риски, связанные с благонадежностью контрагентов, подразделение-инициатор (ответственный по договору) обязано осуществлять контроль реквизитов Контрагента, подписи уполномоченного лица, правильности оформления и своевременного предоставления Контрагентом первичных документов после подписания договора.
Приложение №1
к Порядку проверки благонадежности Контрагентов
Перечень документов, необходимых для проверки надёжности Контрагентов.
Обязанность по сбору документов, необходимых для проверки Контрагента, возложена на Инициатора (ответственного по договору).
Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей:
- устав со всеми изменениями к нему;
- свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН);
- свидетельство о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (ИНН);
- выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ);
- документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор;
- лицензия на лицензируемые виды деятельности независимо от суммы договора и иных разрешительных документов вытекающих из рода деятельности;
- список аффилированных лиц;
- налоговая отчетность на последнюю отчетную дату (с отметкой о получении ее налоговым органом): баланс предприятия (форма № 1); отчет о прибылях и убытках (форма № 2); отчет о движении капитала (форма № 3).
Дополнительно могут быть запрошены следующие документы:
- справка о численности работников;
- письмо с указанием банковских реквизитов;
- документы, подтверждающие качество товара (сертификаты качества, паспорта на товар при поставке);
- документы, подтверждающие дилерскую деятельность контрагента (либо иные полномочия производителя);
- налоговая отчетность за предыдущие периоды;
- копия паспорта Контрагента (индивидуальный предприниматель).
Приложение №2
к Порядку проверки благонадежности Контрагентов
АНКЕТА Контрагента
Подписывая настоящую анкету, Контрагент подтверждает:
- что ознакомлен с требованиями Федерального закона от 07 августа 2001 г. № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»;
- что указанная в анкете информация, необходимая для изучения и идентификации Контрагента, является достоверной и представлена в полном объеме;
- что в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» Контрагент располагает согласием указанных в анкете физических лиц на обработку их персональных данных, включая их сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу третьим лицам), обезличивание, блокирование, уничтожение, осуществляемых как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств;
- что в случае внесения изменений в учредительные и/или регистрационно-разрешительные документы Контрагента, информация о таких изменениях будет представлена в адрес ООО «Триалог» в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
Руководитель
(подпись)
(Ф.И.О.)
Должностное лицо юридического лица, заполнившее Анкету
(подпись)
(Ф.И.О.)